Déménager son parc informatique : quelles précautions ?
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Croissance, restructuration d’activité, rénovation de bâtiments, implantation… Les raisons de déménager son site informatique sont nombreuses. Rares sont les entreprises qui ne seront pas, un jour, confrontées à cette étape. Avec un défi en commun : le transfert du matériel. Serveurs, unités de stockage, stations de travail, PABX, téléphones, mais aussi parcs micro… devront être déplacés comme le mobilier ou les plantes vertes. Mais avec des procédés bien spécifiques. Leur coût, les données qu’ils renferment, leur fragilité, leurs connexions les uns aux autres et avec l’extérieur doivent être pris en compte. Dans certains cas, même leur poids peut être une donnée importante, dans le cas de grands systèmes, par exemple. Tous ces éléments demanderont une organisation minutieuse. Avec des enjeux de taille, puisqu’un transfert raté peut signifier l’arrêt de l’activité de l’entreprise pendant de longues heures, voire plusieurs jours, et des pertes financières considérables.

Préparer son déménagement de parc informatique 

Aménagement, déménagement et implantation d’entreprise

Un déménagement informatique doit être abordé comme un vrai projet. Son succès réside surtout dans sa préparation, qui demande méthodologie et expertise.
C’est l’occasion de repenser son infrastructure : moment propice pour se poser des questions sur la pertinence d’un up-grade matériel ou logiciel, sur la rationalisation du pôle impression de l’entreprise, sur l’opportunité de l’hébergement de tout ou une partie des serveurs.

Déménager son parc informatique nécessite une approche professionnelle. Voici les étapes cléfs qui sont à respecter lors de votre déménagement informatique.
A ne surtout pas oublier : prévoir une solution de secours pendant le laps de temps où vos systèmes d’information seront indisponibles. Et bien évidemment, vos nouveaux locaux doivent être prêts d’avance pour un déménagement plus rapide.

1. Site de départ : faites l’inventaire de votre parc informatique

Chaque matériel doit être inventorié, rapproché du plan d’implantation et étiqueté.
Le jour du déménagement informatique, les machines doivent être testées, éventuellement sauvegardées et nettoyées. Elles sont ensuite déconnectées puis conditionnées dans les règles de l’art.
Pour cette tâche, il est recommandé de faire appel à un prestataire qui se chargera d’identifier chaque poste par rapport à son utilisateur afin de permettre sa traçabilité. Votre infogérant devra travailler en collaboration avec votre directeur d’information. Le but étant d’assurer la sauvegarde des serveurs et des baies de brassage, avant un quelconque transfert. Votre prestataire est également censé tester tous les réseaux, déconnecter puis reconnecter chaque appareil le jour du transfert.

2. Optez pour une assurance et un transport adaptés

Un serveur ne se déménage pas comme un meuble. De nature fragile, votre matériel informatique doit être transporté dans des véhicules qui doivent obligatoirement être :

– Capitonnés
– Climatisés
– A suspension hydropneumatique

Le transport du matériel peut être assuré par le déménageur ou une société spécialisée. Dans les deux cas, le contrôle du bon conditionnement et de la traçabilité des matériels pour assurer le redémarrage des équipements sont primordiaux.
Avant de déplacer vos systèmes d’information, il est fortement recommandé d’analyser et de réajuster le contrat d’assurance lié au transport de votre parc informatique.
Préférez une assurance ad valorem ou encore valeur de remplacement afin d’assurer vos outils informatiques.
Attention : il est primordial de protéger vos fichiers sensibles. Parmi eux, on peut citer vos fichiers clients, votre comptabilité ou encore votre base de données.

Le déménagement d'un parc informatique doit se faire de manière structurée pour éviter toute perte de données.

Votre matériel informatique doit être relocalisé dans les meilleures conditions.

3. A votre arrivée : reconnexion, assistance et contrôle

Déménager un parc informatique ce n’est pas seulement débrancher et rebrancher des appareils d’un endroit à un autre.
En effet, il faut prendre en compte le rôle et la place de chaque outil dans l’écosystème composé du système d’information de votre entreprise. De ce fait la relocalisation implique aussi la gestion des différents câbles réseaux et téléphonie. Aussi, l’emplacement de vos photocopieurs et des terminaux à usages collectifs doit être pris en compte.

Après être arrivés, tous les équipements doivent donc être pointés un par un et leur reconnexion doit faire l’objet d’une validation. Certains nécessiteront d’être re paramétrés avant utilisation. Dans ce cas, il faut compter 30 minutes d’intervention par poste. Cependant, attention au surcoût de main d’œuvre valorisée (dépassement horaire des techniciens devant attendre la disponibilité des postes).
En cas de casse ou de panne, le matériel doit être remplacé ou réparé rapidement pour ne pas pénaliser la reprise de l’activité. Là encore, un surcoût est à prévoir.

En résumé

Sans oublier le repérage et l’étiquetage du matériel, l’élaboration des documents de suivis. La bonne coordination des équipes, la mise en place de procédures de sécurité grâce à l’audit et les solutions de sauvegarde. Tout cela permet de raccourcir et de sécuriser considérablement la phase de mise en oeuvre du déménagement informatique, afin qu’elle se passe dans les meilleures conditions pour une reprise de l’activité rapide. Un déménagement informatique peut être complexe, sans l’intervention d’un expert dans le domaine.
Adealis, prestataire informatique à Paris, accompagne les entreprises pour un déménagement informatique à Paris et en Île-de-France, en toute sérénité.