4 conseils pour un archivage des données efficace !
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Procéder à l’archivage de ses données d’entreprise et le meilleur moyen d’assurer la pérennité et l’intégrité des informations que vous souhaitez ou que vous êtes dans l’obligation de conserver.

Le traitement de vos informations se fait le plus souvent, de manière numérique au sein même de votre entreprise. L’archivage implique une dématérialisation presque totale des données et cela soulève la question des outils à utiliser et des règles à respecter pour assurer un archivage sans impression. Nous vous communiquons quelques conseils de base pour archiver les données de votre entreprise.

Conseil N°1 : Ne pas confondre archivage des données et sauvegarde de données

Sauvegarder des données, consiste à faire une copie de ces dernières pour anticiper leur éventuelle destruction, partielle ou totale. Il ne faut sauvegarder que les informations qui sont nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise.

En revanche, l’archivage est une opération qui ne vise pas à copier les données, mais à les transférer sur un autre support. Les données, par exemple des contrats ou des factures, sont transférées de votre système informatique vers d’autres supports. Ainsi, même si vous n’avez pas besoins de ces éléments au quotidien, ce processus vous permet de les conserver.

Comme ces données ne seront pas souvent utilisées, préférez la compression au stockage lambda, vous gagnerez plus de place. Si vous faites appel à un infogérant, vous économiserez du budget. Vous avez également la possibilité de recourir au « cloud computing » pour votre archivage.

Conseil N°2 : utiliser des outils indexés pour une meilleure organisation

Les supports d’archivage peuvent recevoir une grande quantité de données. Pour les retrouver aisément, il faut que votre outil d’archivage propose un système d’indexation.

Faites appel à un infogérant à Paris pour l'archivage de vos données.

L’archivage des données d’entreprise demande une organisation minutieuse.

Conseil N°3 : des délais de conservation imposés

Attention ! Certains documents reçus ou émis nécessitent un délai minimum de conservation. Ces délais sont fixés par la loi et tiennent compte des périodes de prescriptions ou de contrôles mis en place par les administrations.

En moyenne, ils peuvent varier de 3 à 30 ans, selon le type de documents :

  • 10 ans pour les factures clients et fournisseurs
  • 5 ans pour les doubles de bordereaux de paiement des cotisations sociales

Conseils N° 4 : les principes de base

Il est recommandé de faire une copie des supports d’archive et d’éviter de les conserver dans le même lieu que les données originales, en cas de vol ou d’incendie. Il faut régulièrement régénérer tous les fichiers archivés pour s’assurer qu’ils restent lisibles, en effet, les supports utilisés ont une durée de vie rarement supérieure à quelques années.

Vous n’avez ni le temps, ni les moyens techniques et humains nécessaires pour mettre en place ce processus au sein de votre entreprise ? Faites appel à ADEALIS, infogérant à Paris, pour tous vos besoins en archivage de données en entreprise, sauvegarde informatique en Ile de France, et sécurité des données informatiques.