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La notion d’externalisation de l’informatique (ou Infogérance ou Business Process Outsourcing) est fréquemment mentionnée mais la réalité concrète de ce type d’opération n’est pas toujours bien expliquée dans le contexte de l’informatique des PME.
Ce zoom présente les principales caractéristiques et principaux enjeux de l’externalisation pour les PME :
L’externalisation informatique consiste à sous-traiter tout ou partie des ressources informatique d’une entreprise à un prestataire extérieur. Les ressources informatique peuvent être matérielles, logicielles et humaines.
L’externalisation est une pratique commune pour les grandes entreprises comme Danone, Renault ou l’administration fiscale britannique.
L’externalisation peut porter sur :
- des fonctionnalités spécifiques qui alourdissent particulièrement le système d’information de l’entreprise (fonctionnalités de mails et d’agendas partagés, anti-virus, anti spam, …). Voir par exemple le document du Medef sur l’externalisation des politiques de sécurité.
- des logiciels métiers qui demandent des compétences particulières pour leur maintenance (comptabilité, CRM, site Internet, …).
- L’ensemble du système d’information pour se recentrer sur le métier de l'entreprise ou dégager les ressources de l’entreprise de la gestion administrative et technique.
Le principe de l’externalisation est fondé sur la différence entre la partie « client » de votre système d’information (pc, réseau local, sécurité, accès Internet) et la partie « serveur » (les logiciels fonctionnant sur un ordinateur central et les données associées).
Historiquement, les outils informatique fonctionnaient tous sur les PC de chaque collaborateur. De plus en plus, les logiciels fonctionnent sur un serveur qui est en communication avec les PC (« client ») des utilisateurs. Cette organisation permet une meilleure sécurité des données et ouvre l’accès au travail collaboratif.
L’externalisation consiste alors à déporter tout ou partie des applications fonctionnant sur votre serveur vers un serveur situé à l’extérieur de l’entreprise. Les PC de votre entreprise communiquent toujours avec un serveur via une ligne spécialisée ou par l’intermédiaire d’une connexion Internet sécurisée, dénommée VPN (Virtual Private Network)
Tous types d’applications peuvent être externalisées y compris les outils bureautiques. Vos données ne transitent pas par le réseau Internet, seules les frappes clavier et des pixels d’affichages sont échangés entre les « clients » et le « serveur ».
Avantages :
- Indépendance
L’information de l’entreprise n’est plus rattachée à une localisation géographique. Les collaborateurs ont le même accès où qu’ils soient situés, sur un autre site ou dans un aéroport en Asie. Toutes les informations sont mises à jour en permanence.
- Flexibilité
L’entreprise est déchargée des tâches liées à la gestion administrative et technique de son informatique. Le prestataire a des obligations de forte réactivité face aux demandes de l’entreprise.
- Sécurité et risques
La sécurité physique et logique est assurée par le prestataire qui doit proposer un niveau de prestation, visiblement supérieur à ce dont une PME peut disposer localement.
Les données sont sauvegardées quotidiennement et les sauvegardes vérifiées. Une durée de rétention est définie avec le prestataire.
- Performances
La mutualisation des matériels et logiciels chez le prestataire permet de proposer à prix égal un niveau de performance supérieur. Le prestataire s’engage sur un niveau de disponibilité des systèmes d’information qui doit être supérieure à 99% du temps.
L’accès à de nouveaux services peut être proposé : sauvegardes distantes, archivage de données, Plans de Reprise d’activité(PRA), ….
- Financement
L’externalisation permet d’éviter la majeure partie des investissements informatiques car les offres sont souvent tarifées sur une base mensuelle. aDealis propose par exemple une tarification mensuelle basée sur la « consommation » de services informatiques.
Inconvénients :
Si l’externalisation a de nombreux avantages, elle a aussi des inconvénients qui sont essentiellement liés aux risques de perte d’accès au système d’information outsourcé.
- Disponibilité
L’accès au système d’information externalisé est avant tout dépendant de la connexion Internet. Cette connexion doit être à débit garanti(SDSL et non pas ADSL) et redondante (voire triplée en cas d’usage de la VoIP).
Le Datacenter est aussi un élément clef car n’importe quel local ne s’improvise pas en Datacenter et les spécifications techniques du bâtiment doivent être aux normes des standards internationaux.
- Le Prestataire
Le prestataire est responsable de l’entretient des systèmes ; il doit être extrêmement réactif par rapport aux demandes de l’entreprise. Il doit prendre des engagements clairs de disponibilité des systèmes et de délais de réaction en cas de dysfonctionnements.
- Performances visuelles
L’externalisation d’applications fortement consommatrices de « connexions Internet » telles que les applications visuelles ou de création graphique, peuvent provoquer une baisse de performances.
- Accès aux données et matériels
L’entreprise doit disposer d’une possibilité d’accès à ses données et (si applicable) à son matériel.
Combien coûte l'externalisation informatique ?
Globalement, on peut considérer que les coûts de votre informatique sont répartis entre coûts directs (investissements, maintenance) et coûts indirects (coûts liés aux dysfonctionnements : perte d’exploitation, temps consacré à la résolution d’incidents, …). Le coût de votre informatique externalisé doit être similaire à vos coûts directs, les coûts indirects doivent être drastiquement réduits.
L’externalisation se prête bien à une tarification mensuelle, basée sur la « consommation informatique » de votre entreprise. Cette approche permet d’éviter des investissements lourds.
Cela dépend du type d’entreprise et des services externalisés.
Les services « génériques » fonctionnant structurellement sur des serveurs, ont très souvent intérêts à être délocalisés : messagerie, outils de travail collaboratifs, anti-virus, anti spam, sites Internet/Intranet, CRM, ….
Les logiciels fonctionnant habituellement sur les postes clients se prêtent bien à l’externalisation s’ils ne font pas de traitement d’image fixe ou animé. L’externalisation fonctionne bien pour les outils bureautiques, les outils comptables, les bases de données, … Elle fonctionne mal pour les logiciels de traitement d’image par exemple …
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